Cuando tienes un negocio entre manos, especialmente si eres autónomo o llevas una pyme, llega un momento en que la gestión fiscal empieza a quitarte más tiempo del que te gustaría. Declaraciones trimestrales, resúmenes anuales, facturas que deben cuadrar al céntimo... y todo eso mientras sigues intentando vender, gestionar clientes, resolver incidencias y mantenerte a flote. Por eso, cada vez más gente opta por delegar esta parte en un asesor o gestor externo. Pero ojo, porque aunque suene a alivio, también hay letra pequeña que conviene leer con calma.
Delegar tareas fiscales: una decisión práctica pero delicada
Externalizar la contabilidad no es simplemente “pasarle el marrón” a otra persona. Es una decisión que implica confianza, comunicación constante y, sobre todo, entender que aunque otra persona presente tus impuestos, tú sigues siendo el responsable ante Hacienda. Esa sensación de tranquilidad que se experimenta cuando alguien se encarga de cuadrar tus números, revisar los datos y enviar los modelos correctamente, puede dar lugar a cierta desconexión peligrosa. Porque delegar no significa desentenderse.
Un buen profesional no solo te quita tareas de encima, también te orienta, te avisa si algo no cuadra, te recuerda plazos y, lo más importante, se anticipa a posibles errores que tú podrías pasar por alto. Por ejemplo, en el caso del Modelo 130 del IRPF, es básico declarar correctamente tus ingresos y gastos del trimestre para calcular el pago fraccionado. Y aunque lo haga un gestor, tú deberías tener claro cómo se calcula y por qué se paga lo que se paga. Porque si hay una revisión, quien da la cara eres tú.
Ventajas claras de externalizar tu contabilidad
Contar con un servicio externo que te lleve los papeles puede darte mucha más libertad para centrarte en lo que realmente te aporta valor. Ya no tienes que perder horas preparando documentación o peleándote con formularios. Además, los profesionales están al día con los cambios fiscales, algo que no siempre es fácil de seguir cuando no te dedicas a ello. Esto es especialmente útil cuando llegan modelos menos conocidos o más técnicos, como ocurre al cumplimentar el Modelo 347, que recoge operaciones con terceros que superan los 3.005,06 euros al año. Un dato que parece simple, pero que suele generar confusión entre autónomos que trabajan con varios proveedores o clientes.
Otra ventaja nada menor es la capacidad de anticiparse. Un buen asesor no solo actúa cuando hay que presentar algo, también te da pistas de cuándo conviene hacer ciertas inversiones o cómo equilibrar gastos e ingresos para optimizar tu declaración. La planificación fiscal existe y puede marcar la diferencia entre pagar de más o pagar lo justo. Pero claro, para que esa planificación funcione, necesitas confianza plena y que ambas partes estén en sintonía.
Riesgos que no deberías pasar por alto
Aquí viene la parte que muchos prefieren no ver. Externalizar también tiene riesgos. Uno de los más frecuentes es la pérdida de control. Cuando te limitas a enviar facturas y esperar que alguien “haga magia”, puedes acabar sin saber ni lo que estás declarando. Y eso es peligroso. Porque si algo va mal, el responsable legal sigues siendo tú. No importa quién haya enviado el modelo, si está mal y hay una sanción, te va a tocar asumirla.
También hay que tener cuidado con el exceso de confianza. No todos los asesores trabajan igual, ni todos tienen la misma formación o experiencia. Algunos se limitan a presentar los modelos sin revisar nada, mientras que otros sí se implican y se convierten en verdaderos aliados. Por eso, conviene hacer una buena elección desde el principio y, sobre todo, no dejar de revisar lo que se presenta en tu nombre. Un pequeño descuadre o una cifra mal interpretada puede acabar en inspección.
Otro riesgo habitual es no actualizar la información a tiempo. Si no informas a tu gestor de un cambio de cuenta bancaria, una factura devuelta o un ingreso fuera de plazo, es fácil que los números no cuadren. Y cuando hay errores, Hacienda no suele tener demasiada paciencia. Lo peor es que muchos autónomos se enteran del problema meses después, cuando ya hay recargos o sanciones acumuladas.
¿Externalizar o no? Depende de ti, pero hazlo con cabeza
Lo cierto es que externalizar puede ser una gran idea si lo haces con criterio. Lo importante es no dejarte llevar por la falsa sensación de que así te olvidas de todo. Nada más lejos. Lo ideal es que sigas involucrado, que preguntes, que revises, y que mantengas un mínimo control sobre lo que se presenta. Tu gestor puede encargarse de los números, pero tú deberías entender lo esencial: cuánto pagas, por qué lo pagas y en qué se basa cada cálculo.
Hace falta participar, aunque sea de forma ligera, en el proceso. Herramientas como Cegid Contasimple te lo ponen fácil: puedes tenerlo todo organizado, registrar tus ingresos y gastos, generar facturas, llevar un control del IVA o del IRPF y compartirlo directamente con tu asesor. Así sabes qué se está presentando en tu nombre, y puedes detectar cualquier error a tiempo.
Al final, la contabilidad no es solo una obligación fiscal, también es una herramienta para tomar mejores decisiones. Y para que esa herramienta funcione, no basta con delegar. Hace falta participar, mantenerse informado y rodearse de profesionales que no solo cumplan plazos, sino que también te acompañen en la gestión diaria de tu negocio.